Kazalniki organizacijske uspešnosti: Kaj so KPI?

Kot je rekel oče sodobnega managementa Peter Drucker: vse, kar je mogoče izmeriti, je mogoče upravljati. Da, to besedno zvezo ste verjetno slišali milijonkrat in ste jo povezali s konceptom KPI (kazalniki uspešnosti organizacije).

Vprašanje je: kako prepoznati najprimernejše kazalnike za organizacijo v svetu vse večjih transformacij? Mimogrede, vredno je narediti korak prej: kaj meriti?

Da bi vam in vašemu podjetju pomagali pri tem prizadevanju, bomo šli skozi nekaj tem na to temo: kaj so KPI, njihova razlika od OKR in pomen teh kazalnikov za učinkovito vodenje organizacije. Gremo skupaj v ta strateški pristop k poslu?

Kaj je kazalnik uspešnosti organizacije?

Indikatorji uspešnosti organizacije so podatki ali reference, ki jih organizacija sprejme za oceno svoje uspešnosti ali rezultatov, doseženih v danem časovnem obdobju.

Na ta način KPI-ji (Key Performance Indicators ali Key Performance Indicators) pomagajo slediti ali spremljati (in meriti) ne le dobiček, ki ga pridobi podjetje, ampak delujejo tudi na naslednjih frontah:

• prispevati k evalvaciji sprejetih strategij;
• omogočajo nam predvidevanje težav ali iskanje doslej nevidnih ozkih grl;
• prisiliti organizacije, da več pozornosti namenijo svojim zaposlenim (ali drugim deležnikom).

Za dobro uporabo teh kazalnikov mora obstajati merljive delovne cilje ki spodbujajo boljše rezultate in ne ustvarjajo lažnega razmerja med obračunavanjem in dostavo.

Se pravi, nima smisla postavljati za cilj visok odstotek prodaje, da bi dosegli nižjo, a želeno in realno stopnjo. Na primer: določite 20-odstotno rast, da boste imeli 15-odstotno realno rast.

Zaradi takšnih situacij se zaposleni zavedajo tega „trika“ in si začnejo prizadevati za samo 15 % – ali manj.

Pri opredelitvi teh ciljev mora obstajati odnos zaupanja, da tako organizacija kot ljudje razumejo, kam morajo iti.

Torej, moramo:

• cilji morajo biti merljivi, ki spodbujajo boljše rezultate in ne odvračajo zaposlenih (torej izogibajo se nemogočim ciljem). Skratka, biti morajo realni;
• Cilje lahko dodelite ljudemekipe, področja ali za celotno podjetje;
• Cilji morajo biti lahko razumljivitako da vsi točno vedo za kaj gre.

Pri implementaciji KPI-jev v organizacijo lahko opazimo nekaj izzivov:

• Komunikacija: naj vsi vedo, kakšni so cilji, metode vrednotenja in zakaj;
• usposabljanje: ni dovolj le dobra komunikacija, pogosto je treba ljudi usposobiti za ta proces, olajšati zaželena vedenja in veščine za doseganje ciljev, na primer;
• deliti: oseba, ki je odgovorna (ali tisti, ki so odgovorni) za KPI, mora deliti poročila, pripravljena za vsako oceno, kot tudi razkrite vpoglede;
• prenesti zaupanje: za mnoge lahko sprejetje KPI-jev pomeni nadzor nad podjetjem zaradi nezaupanja o tem, kako na primer deluje področje ali ekipa. Pojasniti je treba, da ne gre za nekakšno inšpekcijo, temveč za strategijo za izboljšanje samega dela, njegovih dobav in procesov upravljanja ljudi.

Iskanje boljših rezultatov predpostavlja zavzetost in predanost zaposlenih, zdravo delovno okolje, pogoje za opravljanje funkcije, usposabljanje zanjo ter poleg tega priznanje in nagrajevanje za dosežene rezultate. In ali je v organizaciji mogoče meriti vse?

Priložnosti je veliko. Kar pa ni mogoče, je ovrednotiti ali ustvariti indikatorje za vse hkrati. Upoštevajte, da se je bolje osredotočiti le na nekaj kazalnikov (ne na količino, ampak na kakovost). In seveda znati jih definirati glede na trenutne in prihodnje izzive organizacije.

Kakšna je razlika med OKR in indikatorji uspešnosti?

Leta 1999 je nekdanji izvršni direktor Intel Andrew S. Grove za mizo Ping-Pong na sedežu Googla predstavil OKR. Takrat je imel Google približno 40 zaposlenih. Danes ni treba posebej poudarjati njenega pomena v svetu tehnologije. Z OKR je podjetje doseglo eksponenten skok v rezultatih in ustvarjanju posla.

OKR pomeni cilje in ključne rezultate. Cilji so kvalitativni del, ki je povezan s poslanstvom in namenom podjetja. Ključni rezultati so kvantitativni del, nakazujejo cilj ali cilje podjetja. Tukaj so KPI-ji.

Z drugimi besedami, OKR je sestavljen iz strateške matrike, medtem ko kazalniki uspešnosti sporočajo, ali strategija deluje ali ne. KPI vam omogočajo sledenje napredku OKR.

Kakšen pomen ima definiranje indikatorjev uspešnosti organizacije?

Uspešnost je široka tema, ko govorimo o definiciji v korporativnem svetu – in celo zunaj njega. Za mnoga podjetja to pomeni večji dobiček, večjo prodajo, boljše izdelke ali storitve, ponujene na trgu.

Vendar pa z naraščajočim številom deležnikov, ki sodelujejo pri organizaciji, in s pojavom Smernice ESG (okoljski, socialni in upravni), drugi rezultati pa so na seznamu.

Za mnoge je vprašanje ustvariti vrednost. Vrednost za delničarje, za družbo, za zaposlene, za stranke. Zato je pomembno opredeliti kazalnike organizacijske uspešnosti, da bi imeli bolj konkretno predstavo o teh ustvarjenih vrednostih.

Na primer:

• upravičiti naložbo delničarjev;
• prikazati vpliv na družbo (če gre za nevladno organizacijo);
• usmerjati strategije podjetja (na primer glede procesov in ljudi);
• za vodenje odločanja.

Da ne omenjamo primerjave uspešnosti podjetja z drugimi akterji na trgu in seveda opredelitev kazalnikov uspešnosti pomaga organizaciji, da spozna svoje prednosti in priložnosti za izboljšave, kar omogoča SWOT analiza potreba.

Vrste kazalnikov uspešnosti

Če ima vsaka organizacija svoje posebnosti, se kazalniki uspešnosti lahko zelo razlikujejo: odvisni bodo od tega, kaj je treba meriti.

Za lažjo predstavo, študija, objavljena pred več kot desetimi leti na to temo, je razkrila obstoj 207 različnih meril uspešnosti na različnih področjih. Verjetno je bilo to število preseženo z novimi indeksi, ki jih poganja digitalna transformacija.

Ampak pomiri se! Ni vam treba vedeti za vse. Tukaj ločimo glavne indekse uspešnosti po področjih.

Ali so:

finančni

To so številke, ki razkrivajo finančno zdravje podjetja na podlagi računovodskih dobav.

Primeri: ldobiček, donosnost naložb, znižanje stroškov, Ebitda (dobiček pred obrestmi, davki, amortizacijo), prodaja.

Stranke

Gre za podatke, ki razkrivajo zrelost komunikacijskega in prodajnega odnosa med kupci in podjetjem.

Primeri: cstroški pridobivanja strank (CAC), stopnja zadovoljstva, Net Promoter Score (NPS), stopnja zadrževanja strank, stopnja odliva strank.

Pravna tožba

To so številke, ki razkrivajo, ali procesi (aktivnosti) podjetja potekajo v skladu z roki in pričakovano kakovostjo.

Primer: strodstotek napak v izdelkih, indikator kakovosti, indikator zmogljivosti, dobavni rok.

Ljudje

To so podatki, ki razkrivajo različne vidike upravljanja ljudi (znotraj in zunaj organizacije).

Primeri: tprihodek, število prijavljenih na prosto delovno mesto, zadovoljstvo zaposlenih, interna napredovanja pri zaposlovanju tržnih strokovnjakov.

Kako opredeliti kazalnike uspešnosti vaše organizacije?

Nobene skrivnosti ni. Veliko dela, razprav in pozornosti je namenjenih tem točkam:

• Določite namen tega ocenjevanja. Kazalniki bodo navedeni;
• Razumeti, kakšne zahteve ali izzive ima podjetje. Pomembno je ne le imeti tako imenovane zaostajajoče kazalnike, ki bolj prikazujejo preteklost, ampak tudi kazalnike, ki lahko pomagajo slediti poti;
• Vzpostavite preprosto metriko in način za njeno merjenje;
• vedeti, katere ravni organizacije bodo sodelovale ali bodo ocenjene;
• Določite obdobje, ki ga je treba sprejeti;
• Imeti realne kazalnike;
• Določite roke za sledenje poročil in izmenjavo rezultatov in vpogledov;
• Vzpostavite lastništvo procesa.

Ne pozabite, da je tehnologija vaš zaveznik pri obdelavi podatkov indikatorjev in pridobivanju dragocenih informacij. Vedno si zapomnite, da lahko slabo definirani kazalniki ali kazalniki, ki niso povezani s tem, kar je treba ovrednotiti, lahko povzročijo nepotrebne izzive za organizacijo, ki bi se jim lahko izognili z natančno predhodno analizo.