Blog O Zaposlovanju 2023
Ko ste lastnik podjetja, ste odgovorni za zaposlovanje zaposlenih. Vrhunski zaposleni vam lahko pomagajo poenostaviti poslovne procese, dodati inovativne ideje in povečati vaše podjetje. Preden se začnete ukvarjati s strategijo iskanja kandidatov ali zaposlitvijo svojega prvega zaposlenega, morate malo razumeti plačilne liste.
Večina lastnikov podjetij je strokovnjakov v svoji panogi, ne v obračunu plač. Nastavitev in vodenje obračuna plač se morda zdi izjemno naporno, a ko boste imeli dodatne roke, ki vam bodo pomagale pri vodenju podjetja, bo vse vredno.
Nadaljujte z branjem, če želite izvedeti, kakšne so odgovornosti vašega delodajalca, na primer, kako vzpostaviti plačilno listo in odtegniti davke od plač zaposlenih. Pri Patriot Software smo strokovnjaki za obračun plač, zato si oglejte povezave v tem članku za naše podrobnejše informacije o različnih vidikih nastavitve vašega seznama plač.
Kako vzpostaviti obračun plač
Če želite zaposliti zaposlene v svojem podjetju, morate najprej vzpostaviti obračun plač. Če želite voditi obračun plač, boste morali vzpostaviti sistem; želite ročno obračunavati plače, uporabljati programsko opremo ali najeti računovodjo?
Če boste svoje poslovne dokumente organizirali, bo nastavitev obračuna plač potekala bolj gladko. Če želite vzpostaviti obračun plač za svoje podjetje, potrebujete nekaj informacij o vašem podjetju in novih zaposlenih.
Poslovne informacije
Za nastavitev plačilne liste morate imeti nekaj identifikacijskih številk. Zaprositi morate za EIN (okrajšava za identifikacijsko številko delodajalca), ki jo lahko dobite pri davčni upravi. EIN je devetmestna številka, ki identificira vaše podjetje. Potrebovali ga boste, ko boste prijavili davke ali vladi poslali kakršne koli informacije v zvezi z davki.
Za plačilo zveznih davkov lahko nastavite račun EFTPS (Electronic Federal Tax Payment System). Tako lahko varno plačujete na spletu ali po telefonu.
Prav tako se morate registrirati pri državnem oddelku za delo. Za prijavo novih zaposlenih državi boste potrebovali nov račun za poročanje o najemu. Odvisno od lokacije vašega podjetja boste morda potrebovali tudi državno in/ali lokalno identifikacijsko številko. In ne pozabite skleniti odškodninskega zavarovanja delavcev.
Podatki o zaposlenih
Za nastavitev plačilne liste morate imeti podatke za vsakega novega zaposlenega, vključno z imenom, naslovom in številko socialnega zavarovanja. Potrebovali boste tudi davčne podatke, kot je njihov status prijave in podrobnosti o trenutnih odbitkih in prispevkih.
Novi zaposleni morajo izpolniti obrazec W-4 (znan tudi kot delovni list osebnih dodatkov), ki ga lahko nastavite v svojem plačilnem sistemu. Obrazec W-4 vam pomaga določiti, koliko zveznega davka na dohodek morate odtegniti od plače vsakega zaposlenega.
Zaposleni bodo morali izpolniti tudi obrazec I-9, ko jih boste zaposlili, vendar ta obrazec ne vpliva na obračun plač. Vendar pa potrjuje, da je zaposleni upravičen do dela v ZDA, zato je pomemben pri zaposlovanju. Nekatere države zahtevajo tudi E-Verify, sistem, s katerim lahko zagotovite, da imajo zaposleni dovoljenje za delo v ZDA
Informacije o plačilu
Ne pozabite na enega najpomembnejših delov nastavitve plačilne liste – stopnjo plačila in pogostost. Ali bo zaposleni prejel urno plačilo ali plačo? In kako pogosto jih boste plačevali (tedensko, dvakrat na teden, mesečno)?
Potrebovali boste sistem za upravljanje prisotnosti za sledenje ur zaposlenih, nadur in plačanega dopusta. In vedeti morate, ali so vaši zaposleni oproščeni ali niso izvzeti. Če zaposleni izpolnjuje pogoje za status oprostitve, mu ne plačate nadur. Če želite izvedeti več, se obrnite na ameriško ministrstvo za delo. Podatke o plačilni listi imejte organizirane, da boste ostali učinkoviti in v skladu z zakonskimi zahtevami.
Če želite voditi obračun plač, morate vedeti, kako načrtujete plačevanje zaposlenih. Izbirate lahko med nekaj različnimi vrstami plačil, vključno s čeki, neposrednim depozitom, plačilnimi karticami in celo gotovino. Če plačujete z neposrednim depozitom, zberite bančne podatke od novih zaposlenih.
Kako ravnati z davki
Če želite izpolnjevati zahteve IRS, ko vodite obračun plač, se morate seznaniti z odtegljaji davkov na izplačane plače. Vsako plačilno obdobje boste morali odtegniti davke od bruto plače vsakega zaposlenega.
Čeprav se morda sliši zastrašujoče, je ravnanje z davki lažje, če poznate vrste davkov, ki jih morate zadržati. Prav tako morate vedeti, kaj storiti z denarjem, potem ko ga zadržite.
Katere davke morate zadržati?
Kot lastnik podjetja ste dolžni odtegniti davke od plač zaposlenih. Odtegnite zvezni davek na dohodek, državni in lokalni davek na dohodek (če je primerno) in davek FICA.
Zvezni davek na dohodek
Zvezni davek na dohodek morate odtegniti na podlagi števila dodatkov, ki jih zaposleni zahteva na obrazcu W-4.
Publikacija IRS 15 je odličen vir, če se odločite naučiti ročno obračunavati plače. Izberete lahko eno od dveh tabel za odtegljaj dohodnine, ki vam pomagata ugotoviti znesek, ki ga želite odtegniti: metodo plačnega razreda ali metodo odstotka. Programska oprema za obračun plač vam bo samodejno izračunala davke.
Kaj pomeni oprostitev davka na obrazcu W-4 zaposlenega? V določenih okoliščinah so lahko nekateri vaši zaposleni oproščeni plačila davka, kar pomeni, da od njihovih plač ne zadržite zveznega davka na dohodek. Obrazec W-4 za zaposlenega vam pove, ali je zaposleni oproščen davka ali ne. Vsako leto vam morajo dati nov obrazec W-4 do roka, da ohranite status izvzetja.
Državni in lokalni davki na dohodek
Odvisno od države, v kateri poslujete, boste morda morali odtegniti državne davke od plač svojih zaposlenih. In nekateri kraji zahtevajo dodaten davek na dohodek.
Če želite izvedeti, ali morate odtegniti državni in lokalni davek na dohodek od plač zaposlenih, se morate obrniti na državo.
FICA davek
Davek FICA (Zvezni zakon o prispevkih za zavarovanje) vključuje dve vrsti davkov: davke na socialno varnost in Medicare. Tako delodajalec kot zaposleni enako prispevata k davku FICA. To pomeni, da boste zadržali določen odstotek od plače svojega zaposlenega in prispevali ustrezni odstotek.
Vsako leto se lahko davčna stopnja FICA spremeni. Trenutno je stopnja davka na socialno varnost 6,2 odstotka bruto plače vsakega zaposlenega. Obdavčene so samo plače do 127.200 USD. Stopnja Medicare trenutno znaša 1,45 odstotka (na vse plače) bruto plače vsakega zaposlenega. Ne pozabite, delodajalcu morate plačati tudi 6,2 odstotka in 1,45 odstotka bruto plače zaposlenega! Poleg tega morate zadržati dodatni davek Medicare v višini 0,9 odstotka za plače zaposlenih nad 200.000 USD (125.000 USD, če poročena vložita ločeno, ali 250.000 USD, če poročena vložita skupaj). Za dodatni davek Medicare ni primernega delodajalca.
Davki samo delodajalca
Če imate zaposlene, morate plačati tudi zvezni davek za brezposelnost (FUTA) in državni davek za brezposelnost (SUTA). Vendar teh davkov ne boste zadržali od plač zaposlenih.
Vaša država vam bo sporočila vašo davčno stopnjo SUTA. Davčna stopnja FUTA je odstotek plače vaših zaposlenih do določenega zneska. Večina delodajalcev plača 0,6 odstotka od prvih 7000 USD, plačanih vsakemu zaposlenemu na leto, razen če živijo v državi z znižanjem kredita.
Kaj naredite z njimi po odtegljaju davkov?
Če imate do te točke glavobol, niste edini. Ukvarjanje z davki na delo je lahko težavno. Toda ne bojte se – skoraj ste končali z razumevanjem osnov, kako ravnati z davki na zaposlovanje!
Razpored pologov
Po davčnem odtegljaju jih morate vložiti in nakazati državnim davčnim organom. Da bi ugotovili, kako pogosto plačujete davke, morate upoštevati urnik pologov, ki ga določi davčna uprava.
Za zvezne davke na dohodek in FICA sledite poltedenskemu ali mesečnemu razporedu pologov. Vaš urnik je odvisen od vaše skupne davčne obveznosti, navedene na obrazcu 941 v štiričetrtletnem obdobju pregleda. Če ste v obdobju vpogleda v preteklost prijavili 50.000 USD ali manj davkov, morate nakazati mesečno. Če ste prijavili več kot 50.000 USD davkov, morate položiti denar pol tedensko. Za več podrobnosti si oglejte navodila za obrazec 941.
Vsako četrtletje položite davke FUTA. Četrtletni roki so 30. april, 31. julij, 31. oktober in 31. januar.
Poročanje davkov
Prav tako morate prijaviti davke na državnih obrazcih. Zvezni davek na dohodek in davek FICA (davki na socialno varnost in zdravstveno varstvo) poročajte vsako četrtletje na obrazcu 941. Prav tako boste poročali o davku FUTA na obrazcu 940, ki ga morate oddati do 1. januarja vsako leto.
Za državne in lokalne davke na dohodek ter davek SUTA boste morali pridobiti podatke iz svoje države. Oglejte si publikacijo IRS 15 za več informacij o pologu in poročanju o davkih.
Vprašanja, komentarji, pomisleki?
Preden lahko zaposlite zaposlene, morate delo vključiti v postopek nastavitve plačilne liste. In ko imate zaposlene, ne pozabite zadrževati, poročati in odvajati davkov. Če želite poenostaviti obračun plač, lahko vedno razmislite o vlaganju v programsko opremo za obračun plač, ki ustreza vašim poslovnim potrebam. Nekateri sistemi programske opreme za obračun plač bodo odtegnili, položili in prijavili davke. Vse kar morate storiti je, da vnesete podatke o davčnem odtegljaju za svoje zaposlene.
Če imate vprašanja, se lahko vedno obrnete na lokalno davčno agencijo. IRS zagotavlja tudi vire o davkih na delo:
Morda ste mislili, da bo težko razumeti pravne zahteve za zaposlovanje novih delavcev in vodenje plačil. Ampak, vi ste lastnik podjetja! Šli ste skozi stiskanje in se odločili slediti svoji strasti. Nastavitev plačilne liste bo obvladljiva, dokler imate jasen načrt, kaj storiti.
