kaj so, kako vam pomagajo

Ali vaš projekt presega proračun? Ali pa se ne vrnete na urnik?

Obstaja orodje za načrtovanje, na katerega še niste pomislili: mejniki.

Projektni mejniki so podcenjeno orodje, ki pomaga pri načrtovanju in izvajanju projekta, predvsem pa vam omogoča, da ostanete na pravi poti, da ne prekoračite proračuna ali načrta.

Toda kaj so mejniki?

Mejnik (dobesedno „mejnik“, kamen, postavljen ob cesti, ki označuje razdaljo do najbližje zanimive točke) v projektu označuje in signalizira pomembna točka prihoda (in izhodišče) v ciklu projekta.
Takoj boste pomislili na začetek ali konec projekta, vendar se bolj nanaša na zaključek ali zaključek faze, običajno sestavljene iz več nalog, na določen datum ali časovni okvir in z doseganjem določenih zahtev.

Ko je dosežen mejnik, je bilo vse opravljeno v skladu z določenimi pogoji in indikacijami. To zagotavlja, da projekt ostati in se razvijati v pravo smer.

Opredelitev teh »mejnikov« vam ne pomaga le pri kompleksnejših projektih, saj vam omogoča, da jih razdelite na manjše faze, da se jih lahko lotite organizirano, ampak predvsem lahko predvidite in vzdržujete zastavljeno smer, saj se bolje zavedate časa. in njegovo dostavo.

Mejniki vam torej omogočajo, da določite, v katerem trenutku, na kateri datum bo projektna faza dosežena in izvedenaampak ne kako.

Torej govorimo o tem, kdaj, ne o tem, kako. Kaj boste dosegli, ne kako.

Uporabljajo se lahko tudi za notranje delovanje podjetja in ekipe, da preverijo razvoj dela.

Kakšna je razlika med mejniki in drugimi načrtovalskimi orodji

Mejniki in cilji

Če je mejniki označite zelo specifične točke (z vnaprej določenim datumom) v procesu izvajanja in dokončanja projekta, cilji naveditesplošni in končni namen ki jih želi projekt doseči.

Mejniki: Določene kontrolne točke za doseganje cilja.

Cilji: Ideja končnega rezultata projekta.

Mejniki in rezultati

Če je mejniki označite mejnike v napredku projekta, tj končni izdelki navedite i vmesni merljivi rezultati ki jih prinaša dokončanje nalog.

Mejniki: Vnaprej določena končna točka pri dokončanju projekta na določen in določen datum.

Končni izdelki: Povezani z nalogami nakazujejo merljiv rezultat, ko so dokončani.

Mejniki in naloge

Če je mejniki prikaže datum in čas, do katerega mora biti skupina nalog opravljena, naloge so točno to dejavnosti, ki jih je treba opraviti, da se doseže mejnik za ta datum.

Mejniki: Zaključek niza aktivnosti v projektu na določen in definiran datum.

naloge: niz dejavnosti, ki jih je treba izvesti v določenem obdobju.

Kako prepoznati in definirati mejnike?

Kot smo videli prej, mejniki niso naloge, zato jih je težje poiskati.

1. Določite jih na začetku projekta

Najprimernejši čas za njihovo opredelitev je zagotovo tisti, ko ste v zgodnjih fazah življenja projekta, ko skupaj s svojo ekipo definirate načrt poti, ki mu boste in boste morali slediti, da ga dokončate. Pravzaprav v prvih trenutkih podrobnosti še niso povsem definirane, a dobro poznaš projektne zahteve in dobavne roke.

Eden od načinov, kako si jih lahko pomagate definirati, je, da si postavite naslednja vprašanja:

• Kdaj bo potreben pregled ali nadaljnji sestanek?
• Kdaj je pomembno obveščati ekipo, stranko ali investitorje o napredku?
• Kdaj se pričakuje, da bo nekaj dostavljeno? Na kateri točki ali delu projekta?

V zvezi s skupino ali vpogledom v službo:

• Kdaj je treba materiale naročiti/pripraviti/pričakovano?
• Kdaj naj bi bili različni člani ekipe uvedeni v projekt?

2. Število mejnikov na projekt

Kot pri vsakem pristopu bi lahko preveč povzročilo zmedo, številni mejniki pa bi samo zapletli vaš projekt ali njegov razvoj.

Ni določene številke, ki bi jo lahko nastavili, vendar ne pozabite, da je treba vsakemu večjemu dogodku v teku vašega projekta slediti in ga zajeti z mejnikom.

3. Kako označiti mejnike

Ste jih definirali, jih je v zadostnem številu, kako pa jih zdaj označujete?

Da bi bili prepoznavni, morajo biti kategorizirani z oznako, ki označuje dokončanje ali doseženo stopnjo. Ne izberite navedbe, ki bi lahko bila dvoumna, zmedena ali preveč splošna, kot je »Zaključek 1. faze, cilj meseca itd.«.

Nekaj ​​primerov:

• Uvedba sistema monitoringa
• Zaposlovanje kadrovskih virov
• Dostava varnostnega protokola RSVP

Spodaj je splošen primer projekta za dostavo izdelka stranki glede na distribucijo in načrtovanje v mejnikih:

6 razlogov, zakaj vam lahko mejniki pomagajo

Zdaj, ko smo videli, kako jih definirati, vam ponujamo 6 razlogov, zakaj bi se morali takoj lotiti dela in pripraviti mejnike svojega naslednjega projekta:

1. Učinkovitejša komunikacija
   S tem, ko vam pomagamo spremljati napredek vašega projekta, izboljšate tudi svojo sposobnost časovnega napovedovanja in vsakič učinkovitejšega zaključka.
   Torej, če imate na voljo vse informacije o razvoju, boste lahko komuniciranje napredka projekta na bolj natančen in pregleden način in različne roke vašim strankam, partnerjem, sodelavcem itd.
   Pravzaprav vam mejniki omogočajo, da sporočite ključne točke projekta, ko so že dosežene, in vam navedejo tudi čas realizacije in dokončanja drugih.
2. Optimizacija dobavnih rokov
   Če težko spoštujete dobave ali če se preprosto želite izboljšati in razumeti, katere so ovire ali aktivnosti, ki vas upočasnjujejo, razdelite svoje projekte na mejnike in nato na majhne faze, dodelite vire in orodja, primerna za doseganje zahtev, omogoča, da spremljajte in izboljšajte čase, s katerimi so naloge opravljene v različnih fazah.
3. Pomoč za ohranjanje projekta v pravi smeri
   Zahvaljujoč mejnikom boste vedno imeli orodje za spremljanje tega so izpolnjene vse zahteve vašega projekta korak za korakom vam pomaga nastaviti kontrolne točke, da zagotovite, da nič ne ostane za sabo. Tako se ne boste znašli v zadnjem trenutku in preverjali, ali je vse narejeno in morda kaj manjka.
4. Večja vključenost ekipe
   Če delate skupaj kot ekipa, je postavljanje mejnikov odličen način za to pomagajte, da se vsak član počuti vključenega saj bo seznanjen in vedno pozoren na roke, pomanjkljivosti, manjkajoče zahteve ali kakršne koli potrebe, ki se pojavijo med postopkom.
5. Prepoznajte potencialne bloke
   Ob upoštevanju faz (in posledičnih dobavnih rokov) z njihovimi zahtevami, ki jih je treba doseči, in virov, dodeljenih vsaki fazi, je možno ugotoviti, kakšne bi lahko bile težave ali vozli, s katerimi se je treba ukvarjati.
6. Lažje vodenje projekta
   Z natančno definiranim programiranjem, kjer so podrobnosti razdeljene in razporejene po mejnikih, je vodenje projekta enostavnejše in s tem se je mogoče osredotočiti na lastno nalogo.

Predloge za mejnike

Če uporabljate zbirko Office 365:

Obstaja več, za vsako potrebo in jih lahko spremenite glede na svoje potrebe.
Predlagamo, da uporabite čim preprostejšega, nato pa ga tekom projektov in z izkušnjami izpopolnite glede na svoje potrebe in morda ustvarite svojega.