Elektronski podpis v HR: prednosti in orodja

Umetna inteligenca, usposabljanje za razširjeno resničnost in video intervju. To je nekaj primerov, kako je HR vodila digitalno preobrazbo v podjetjih. Pred kratkim je bil v tehnologije, ki zmanjšujejo birokracijo na področju upravljanja z ljudmi, vključen nov element: elektronski podpis v HR.

Vsak kadrovik ve, da dokumentacija v ozadju zaposlovanja in odpuščanja kadroviku vzame veliko časa. Večja kot je ekipa, večja je količina pravnih dokumentov, povezanih z zgodovino zaposlenega v podjetju.

Obveznost vzdrževanja te dokumentacije ne le ovira delo področja upravljanja z ljudmi, ampak tudi zavzema primeren fizični prostor v organizacijah. Ni naključje, uporaba e-podpisa, kot imenujemo tudi postopek skeniranja dokumentov, se je v zadnjih dveh letih pospešila.

Glede na raziskavo o docusignpodjetje, specializirano za rešitve za e-podpisovanje, je 90 % strank znatno povečalo svojo uporabo po zdravstveni krizi zaradi Covid-19, približno polovica vprašanih pa poroča o povečanju za 50 % ali več.

Če še vedno dvomite o tem, kako izvesti to selitev s fizičnih dokumentov na digitalne, obvezno preberite ta članek. Tukaj bomo razložili koncept elektronskega podpisa v HR, kako ga uporabiti in prednosti tega elektronskega orodja pri upravljanju talentov. Preveri! Kaj je elektronski podpis v HR?

Fizično shranjevanje strokovnih pravnih dokumentov v digitalnem času je za podjetja draga in nevarna možnost. Elektronski podpis v HR se pojavlja kot izvedljiva alternativa za osvoboditev področja upravljanja ljudi iz morja papirjev.

V praksi je e-podpis v HR virtualna izjava, ki dokazuje pristnost digitalnih dokumentov. Digitalni podpisi delujejo podobno kot prstni odtisi, so edinstveni. Sporočila so šifrirana in varno povezujejo podpisnika z dokumentom.

Vendar ni enotne tehnologije, ki bi lahko overila podpis sodelavca in drugih strank, obstaja veliko različnih vrst elektronskih podpisov. Med najbolj uporabljenimi so:

• Biometrični podpisi, kot so prstni odtisi ali skeniranje mrežnice;
• Digitalni podpisi, ki uporabljajo zasebne ključe ali potrdila;
• Naprave za zajemanje podpisov, kot so tablice in ploščice za podpisovanje;
• Storitve preverjanja identitete, ki uporabljajo preverjanje elektronske pošte.

Kako se lahko tehnologija uporablja v HR?

Na splošno večina dokumentacije o poti zaposlenih v organizaciji zahteva podpise delavcev in njihovih vodij. Pred elektronskimi podpisi so ti obrazci pomenili, da so kadroviki morali upravljati kupe fizične dokumentacije.

Ta scenarij se je končal s pojavom e-podpisa. Elektronski sistemi zbirajo in dokumentirajo elektronske podpise za obrazce za vkrcanje, obvestila zaposlenih ter na primer vpis v ugodnosti in dopust.

Gotovo pa se sprašujete: ali je tak način zbiranja podpisov varen?

Da, običajno je tehnologija, ki jo uporablja kadrovska služba, elektronski podpis, ki uporablja šifrirane ključe, z namenom, da se dokumentu zagotovi legitimnost na virtualen način. Ti ključi delujejo kot neke vrste PIX, ki identificirajo podpisnika in zagotavljajo celovitost vsebine po podpisu.

Uporaba tehnologije v vsakdanjem življenju je zelo preprosta! Preprosto kliknite na povezavo, ki vam jo pošlje ponudnik storitev e-podpisovanja, da dokument odprete, pregledate, podpišete in izpolnite.

Na ta način lahko menedžerji, zaposleni, dobavitelji in celo stranke na enostaven, ekonomičen in učinkovit način podpisujejo pogodbe in dokumente na splošno, kar omogoča večjo varnost registracije in udeležencev v procesu.

Lahko rečemo, da je uporaba elektronskih podpisov v HR pogosta v celotnem ekosistemu upravljanja talentov:

• Zaposlovanje in selekcijaza prijave ali podpisovanje dokumentov;
• Vključevanje in odhod, za dokumentacijo novih zaposlenih in odhajajočih zaposlenih;
• Upravljanje uspešnosti za vrednotenje;
• Administracija ugodnosti, za obrazce za prijave in poročanje; .
• Plačilne liste, za evidenco dopustov in druge dokumente.

Katere dokumente lahko HR elektronsko podpiše?

Ni omejitev glede vrst dokumentov, ki jih lahko podpišete in varno shranite.

Tukaj je le nekaj primerov potrdil, evidenc in drugih dokumentov, ki jih lahko upravljanje talentov varno shrani v elektronski obliki:

• ponudba pisem
• Pogodba o zaposlitvi
• bonus posli
• Komercialni pogoji storitve
• pogodbe o nerazkritju podatkov
• Članstvo v zdravstveni krpi
• vprašalnike o raznolikosti
• Osebni podatki zaposlenih
• Splošne kadrovske politike in postopki
• Varovanje podatkov in politika zasebnosti
• Komunikacijske in IT politike
• potrdilo o usposabljanju
• bonus posli
• časovnice
• Obvestilo o odsotnosti z dela za nedoločen čas ali začasno
• sporazum o koncu pogodbe

Ne pozabite, da mora vsa digitalna dokumentacija upoštevati pravila, ki jih narekuje Splošni zakon o varstvu podatkov (LGPD) države izvora zaposlenega.

Kakšne so prednosti njegove uporabe?

Po pospešeni digitalizaciji v podjetjih postaja uporaba elektronskega podpisa vse pogostejša tudi v kadrovskih službah. Navsezadnje trenutna realnost ne podpira več ekstremno birokratskih praks, kot je skrb za onboarding in offboarding vloge.

Digitalna pobuda ne le odpravlja ročno delo iz kadrovske službe, ampak tudi pomaga krepiti blagovno znamko delodajalca. Spodaj si oglejte te in druge prednosti uporabe tehnologije na področju upravljanja z ljudmi!

Zmanjšanje stroškov in napak

Stroški papirja, kopiranja, pakiranja in pošiljanja dokumentov se bodo z uporabo e-podpisa postopoma zniževali.

Poleg tega programska oprema za elektronsko podpisovanje zmanjšuje človeške napake z zagotavljanjem opozoril o kakršnih koli sumljivih zapisih ali težavah s skladnostjo.

Pozitivne izkušnje za zaposlene

S prevzemom elektronskih podpisov že v fazi zaposlovanja strokovnjakom pokažete, da si podjetje prizadeva za olajšanje procesov, skrbi za previsoke stroške papirja in stremi k optimizaciji rutine zaposlenih.

Hitrejše odobritve

Elektronski podpisi omogočajo kadrovikom, da pospešijo procese s hitrejšim pridobivanjem soglasij, saj je dostop do elektronske pošte in notranjih komunikacijskih kanalov podjetja stalen.

Tako bo oseba, ki mora podpisati, to storila veliko hitreje.

Prehod na digitaliziran proces od konca do konca

Ker mora kadrovska služba po zakonu hraniti dokumente, je njihovo shranjevanje na spletu bolj priročno in stroškovno učinkovito.

Če imate vse dele postopka dokumentacije zaposlenih na spletu, lahko enostavno vzdržujete, iščete in pridobivate elektronske zapise.

E-podpis: kako namestiti

Implementacija e-podpisa poteka po enakem obredu uvedbe vsake nove tehnologije. Kadrovsko področje bo moralo premagati nekaj strahov in negotovosti vodij in zaposlenih, da bi izkusilo prednosti uvedbe elektronskega podpisovanja.

Vsem vpletenim je pomembno pojasniti, da bo uporaba e-podpisa optimizirala delovanje sektorjev organizacije ter zmanjšala birokracijo v komunikaciji med kadroviki in zaposlenimi.

Ko ste uspeli zbrati promotorje za uporabo tehnologije v organizaciji, je čas, da sledite še ostalim korakom za prevzem elektronskega podpisa:

1. Določite, katera tehnologija bo uporabljena;
2. Razkrijte zaslužek;
3. Naredite široko reklamo;
4. Izvedite usposabljanje;
5. Ponudite podporo.

Zdaj, ko poznate vse vidike implementacije elektronskih podpisov v vaši organizaciji, kaj če bi izvedeli več o prednostih sprejetja te digitalne inovacije!

Druge prednosti tehnologije za kadrovski sektor?

Ko ste prebrali vse to o digitalnem podpisu v kadroviki, ste se gotovo že prepričali, da je orodje nujno za vaše podjetje, kajne?

Ne še? Torej, tukaj so še štiri prednosti, zaradi katerih boste zagotovo stremeli k pridobivanju tehnologije v vaši organizaciji:

Pospešuje zaposlovanje

Zaposlovanje je običajno zelo ročni in dolgotrajen proces, če nimate ustreznih tehnologij. Poleg tega običajno zahteva sodelovanje številnih oddelkov.

Uporaba elektronskega podpisa omogoča kadrovskemu oddelku, da v nekaj urah nadaljuje z dokumentacijo, kot so pogodbe, ponudbe ali dogovori o nerazkritju podatkov, s čimer prihrani čas.

Zagotavlja natančnost in skladnost

Ročno organiziranje vseh obrazcev za zaposlovanje lahko pogosto privede do nedoslednosti, in to je zadnja stvar, ki si jo kadrovski strokovnjaki želijo.

Če se izognete tem neskladjem, boste ostali skladni z zakoni, revizijami in drugimi pomembnimi procesi ter se izognili ponavljajočim se dokumentacijam.

Optimizira čas

Predložitev vseh vrst dokumentov prek spleta daje ekipam za človeške vire dodaten čas, ki ga lahko porabijo za druge naloge, kot je pregledovanje podatkov, ki bodo osnova strategij za rast podjetja.

To omogoča vse bolj natančno delovanje ekipe.

Na mlajšo generacijo naredi dober prvi vtis

Ker bodo milenijci v bližnji prihodnosti predstavljali več kot 50 % delovne sile, se morate zavedati, da jih vzgajajo v visoko tehnološki dobi.

Milenijci in generacija Z so se navadili, da je vse digitalno optimizirano. S pritiskom na gumb rešujejo probleme in osvajajo virtualne svetove. Če ste kadrovski strokovnjak in zaposlujete strokovnjake iz tukaj omenjenih generacij, pokažite najboljše iz svojega podjetja.

Zdaj ko veste, kako uporabljati e-podpis in kako tehnologija prispeva k vašemu poslu, izvedite več 6 zelo ustreznih orodij za sektor zaposlovanja in selekcije.